پیش پروپوزال.

پیش پروپوزال یک سند کوتاه علمی و تخصصی است که اطلاعات مختصری را در مورد یک پروژه آکادمیک یا تجاری در اختیار مخاطبان قرار می‌دهد. پیش پروپوزال(Pre-Proposal)، طی سال‌های اخیر به یکی از اسناد ضروری برای بسیاری از پروژه‌های دانشگاهی و صنعتی تبدیل شده است. ضرورت نگارش پیش پروپوزال از این جهت است که شخص با ارائه توضیحاتی مختصر و متقاعد‌کننده در یک قالب استاندارد بتواند اجرایی بودن یک پروژه را به مخاطبان نشان داده و آنان را برای مطالعه سایر اسناد مرتبط مانند پروپوزال، پایان‌نامه یا طرح توجیهی ترغیب نماید.
لازم به ذکر است پیش پروپوزال با عنوان‌های دیگری مانند مقاله سفید(White Paper) وهدف‌نامه‌(LOI  یا Letter of Intent) نیز شناخته می‌شود. بر اساس تعریف ارائه شده توسط دانشگاه استنفورد یک مقاله سفید(White Paper) گزارشی رسمی و تخصصی است که مشکلی را شناسایی کرده و راه حلی قابل انجام برای آن ارائه می‌دهد. دلیل اختصاص واژه White Paper یا مقاله سفید به مفهوم پیش پروپوزال به این دلیل بوده است که در فرهنگ بروکراسی و دولتی آمریکا، رنگ های مختلف در برخی از فرم‌ها یا سربرگ‌های دولتی نشان‌دهنده میزان اهمیت، نوع مخاطب و محتوای درون فرم است و برگه سفید رنگ به معنای محتوای غیرمحرمانه و عمومی است.
برای مثال در فرآیند ویزا و مصاحبه سفارت آمریکا سه فرم با رنگهای مختلف وجود دارد که هر یک مفهوم خاصی را برای فرد مصاحبه‌شونده و درخواست‌کننده ویزا آمریکا خواهد داشت. در صورتی که بعد از مصاحبه، شخص درخواست‌کننده ویزا نتواند مامور سفارتخانه(Officer) را متقاعد کند، یک برگه سفید رنگ از طرف وی دریافت خواهد کرد که نشان‌دهنده ریجکت شدن پرونده وی خواهد بود. اما اگر یک برگه زرد رنگ از طرف مامور سفارتخانه(Officer) دریافت کند بدین معنا است که احتمال گرفتن ویزا از طرف سفارت 70 درصد خواهد بود و پرونده وی نیاز به بررسی بیشتر دارد و اگر یک برگه صورتی رنگ دریافت کند به معنای این است که احتمال گرفتن ویزا برای شخص درخواست کننده بالای 99 درصد است. بنابراین همانطور که بیان کردیم برخی از مفاهیم فرهنگی در آمریکا در نام‌گذاری مراحل و فرآیند‌های مختلف تاثیر‌گذار است.
نام دیگری که به مفهوم پیش پروپوزال اختصاص داده شده، هدف‌نامه‌(LOI  یا Letter of Intent) است که در آن هدف از نگارش شفاف‌سازی یک‌سری از مفاهیم و دست پیدا کردن به یک توافق مشترک بین دو یا سه نفر یا گروهی از افراد است. بنابراین همان‌طور که مفاهیم پیش پروپوزال، White Paper و (LOI (Letter of Intent نشان می‌دهند، دلیل اصلی از ارائه و نگارش پیش پروپوزال، شناسایی یک مشکل خاص و پیشنهاد راه حلی برای برطرف کردن آن است، با تاکید بر این موضوع که بتواند نظر مخاطبان را جلب کرده و توافقی جامع بین نویسنده پیش پروپوزال و مخاطب آن ایجاد کند. برای نگارش پیش پروپوزال استانداردهای مشخصی وجود دارد که در بخش‌های مختلف دانشگاهی و تجاری قالب‌های استاندارد و مشخصی از طرف سازمان مربوطه برای آن ارائه می‌شود. به همین منظور در ادامه بخش‌های مختلفی که در پیش پروپوزال‌ها مشترک بوده و در تمامی آنها وجود دارد بیشتر صحبت خواهیم کرد تا بتوانیم یک قالب کلی برای نگارش در اختیار مخاطبان عزیز قرار دهیم. 

اما پیش از اینکه به بخش‌بندی یک پیش پروپوزال بپردازیم، باید اصول اولیه نگارش یک پیش پروپوزال استاندارد را بیان کنیم. موضوع اول محدودیت در تعداد صفحات پیش پروپوزال است که حتما باید توسط نگارنده مورد توجه قرار بگیرد. با توجه به اینکه پیش پروپوزال یک سند کوتاه و مختصر در مورد یک موضوع خاص است، باید محتوا و مطالب آن در تعداد محدودی کلمه و صفحه تدوین شود. تعداد صفحات استاندارد برای پیش پروپوزال معمولا 6 صفحه است که یک صفحه به خلاصه موضوع(Synopsis) اختصاص پیدا می‌کند، 4 صفحه به تشریح ابعاد مختلف موضوع و ارائه راه حل که با عنوان شرح پروژه(Project Description) شناخته می‌شود و یک صفحه به مباحث مالی و بودجه‌بندی(Budget Overview) اختصاص داده می‌شود. یکی دیگر از مواردی که می بایست در زمان نگارش پیش پروپوزال رعایت شود، تعداد کلمات مربوط به هر یک از بخش‌های بیان شده است. به طور معمول تعداد کلمات تعیین شده برای بخش خلاصه موضوع(Synopsis) باید در حدود 1000 کلمه باشد و برای بخش‌های Project Description و Budget Overview نیز به ترتیب 6000 و 1000 کلمه میزان استاندارد خواهد بود.
پس از رعایت اصول اولیه مربوط به انجام پیش پروپوزال حال نوبت به بخش‌بندی و ارائه یک فرمت کلی برای ارائه پیش پروپوزال می‌رسد که در ادامه در مورد بخش‌های مختلف آن توضیحات مختصری را ارائه خواهیم کرد.
خلاصه موضوع‌(Synopsis): در این بخش معمولا خلاصه اجرایی از پروژه بیان شده و در آن ابعاد مختلف مشکل یا موضوع شرح داده می‌شود. این بخش در فرآیند انجام پیش پروپوزال ترکیبی از مقدمه و ادبیات موضوع را شکل می‌دهد که در آن مسئله تحقیق بیان شده و ابعاد آن بر اساس کلیدواژه‌های مشخص شده، تبیین می‌گردند. همان‌طور که پیشتر بیان کردیم این بخش از فرآیند نگارش پیش پروپوزال محدودیت‌های محتوایی نیز دارد و مفاهیم موجود می‌بایست در محدوده 1000 کلمه‌ای خلاصه و ارائه شوند. در صورتی که این پروژه با همکاری موسسات و سازمانهای دیگری پیاده‌سازی می‌شود، سعی کنید در بخش خلاصه موضوع‌(Synopsis) معرفی مختصری از این سازمان‌ها و نقش آن‌ها در پروژه را قرار دهید. توجه داشته باشید که این بخش از پیش پروپوزال اولین و مهم‌ترین بخش برای جذب مخاطب و قانع کردن سرمایه‌گذاران خواهد بود، بنابراین باید محتوای آن را کاملا رسمی, علمی، جذاب و متقاعد‌کننده نگارش کنید.

شرح پروژه‌(Project Description): این بخش از پیش پروپوزال کامل‌ترین و اصلی‌ترین بخش از معرفی یک موضوع یا پروژه را به خودش اختصاص می‌دهد. بدین معنا که شما در بخش قبلی یک مشکل، موضوع یا پروژه‌ای را معرفی کرده‌اید و حال در قسمت شرح پروژه‌(Project Description) سعی دارید یک راه حل برای مشکل، یک روش تحقیق برای موضوع یا فرآیند اجرایی برای پروژه معرفی و ارائه نمایید. در این بخش باید مزیت‌ها و دلیل انجام پروژه، نحوه پیاده‌سازی آن، هدف از اجرای پروژه، سیستم اندازه‌گیری پیشرفت پروژه (PMS)، روش تحقیق، متخصصان و تیم عملیاتی به دقت تبیین گردند. بسیاری از کارشناسان باور دارند که این بخش از پیش پروپوزال می‌بایست مبتنی بر خواسته‌ها و نیازهای سرمایه‌گذاران، مخاطبان و مدیران پروژه نگارش شود، بدین معنا که توجیه اقتصادی و سرمایه‌ای پروژه در این بخش مدنظر قرار بگیرد. در بخش شرح پروژه در فرآیند نگارش پیش پروپوزال معمولا فرضیات و برنامه کاری با زمان‌بندی دقیق ارائه شده و تیم متخصص، ناظر و عملیاتی پروژه معرفی می‌شوند. بخش شرح پروژه‌(Project Description) در پیش پروپوزال دانشگاهی به پیشینه پژوهش و ارائه روش تحقیق قابل اندازه‌گیری اختصاص می‌یابد. توجه داشته باشید که در پیش پروپوزال موضوعی و خصوصا تجاری اهداف کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت با برنامه عملیاتی و سیستم اندازه‌گیری پیشرفت پروژه(PMS) همخوانی داشته باشد. چرا که وجود مغایرت در این بخش از پیش پروپوزال نشان از عدم هماهنگی در پروژه بوده و برای سرمایه‌گذاران به معنای شکست خواهد بود.
بودجه بندی‌(Budget Overview): این بخش از نگارش پیش پروپوزال در تصمیم نهایی مخاطب برای پذیرش پروژه و سرمایه‌گذاری نقش بسزایی خواهد داشت چرا که در نهایت میزان سود حاصل از اجرایی شدن پروژه در مقابل هزینه‌های عملیاتی آن را ارائه می‌نماید. در صورتی که اشخاص دیگری در پروژه شما همکاری دارند یک ردیف بودجه جداگانه به آن‌ها اختصاص بدهید و سعی کنید تمام اطلاعات داخل جدول به یک واحد ارزی و یک استاندارد عددی تهیه شده باشند. در زمان نگارش پیش پروپوزال برای هر ردیف بودجه یک توضیح مختصر ارائه کرده و مراحل هزینه کرد آن را تشریح نمایید. در پیش پروپوزال تجاری و صنعتی ممکن است شخص سرمایه‌گذار تمام هزینه‌های پروژه را تامین نکند و در این صورت پژوهشگر باید بتواند هزینه نهایی پروژه را محاسبه کرده و سایر منابع مالی در دسترس را نیز در پیش پروپوزال ارائه نماید. لازم به ذکر است که در زمان ارائه جدول بودجه‌بندی پروژه سعی کنید یک جدول زمان‌بندی و مرحله برای پروژه ارائه نمایید تا سیستم اندازه‌گیری پیشرفت پروژه(PMS) را تسهیل کنید.