كتابخانه و مركز اسناد سازمان سنجش آموزش كشور

الف: كتابخانه

مقدمه

گسترش روزافزون تحقيقات و رشد بي اندازه انتشار مواد و منابع اطلاعاتي و محدوديت توانايي هاي انساني و اقتصادي ايجاب مي کند که از امکانات بالقوه و بالفعل واحدهاي اطلاع رساني براي سامان دهي و بهره برداري مناسب از اين منابع استفاده گردد. کتابخانه هاي تخصصي به عنوان يکي از انواع کتابخانه ها، از پردازشگاه هاي عمده و اصلي اطلاعات به شمار مي روند که با مجموعه تخصصي خود خدمات اطلاعاتي ويژه اي را به گروهي از کاربران و پژوهشگران ارائه مي دهند.

تاريخچه

کتابخانه سازمان سنجش آموزش کشور در دي ماه سال 1380 تحت پوشش مرکز مطالعات ، تحقيقات  و ارزشيابي آموزشي فعاليت هاي زيربنايي خود مانند خريد کتاب و تجهيزات و سازماندهي مواد را  آغاز نمود و در شهريور ماه سال 1381 با حدود 2000 مدرک به ارائه خدمات پرداخت.

 خدمات کتابخانه

کتابخانه داراي دو فعاليت عمده شامل خدمات فني و خدمات عمومي مي باشد:

خدمات فني در کتابخانه براي ساخت و سازماندهي کتابها، اسناد و مدارک، نشريات ادواري و ساير مواد خواندني اعم از چاپي و غير چاپي و ديداري و شنيداري و حفظ و مراقبت از آنها صورت مي پذيرد و شامل بخش هاي فراهم آوري يا مجموعه سازي، فهرست نويسي ، رده بندي ، نمايه سازي و  ... مي باشد.

بخش مجموعه سازي کار سفارش و تهيه منابع اطلاعاتي اعم از کتاب، نشريه و ساير منابع از طريق خريد مستقيم يا دريافت هدايا را به عهده دارد. انتخاب منابع اطلاعاتي عمدتا از طريق کارشناسان گروههاي مختلف و سفارش اعضاي کتابخانه انجام مي شود. پس از دريافت درخواستها و اعلام نياز گروهها کتابخانه بر اساس سياست ها و خط مشي هاي موجود و بر اساس بودجه اختصاص يافته اقدام به گزينش نهايي و خريد کتاب و ساير منابع اطلاعاتي مي نمايد.

سازماندهي، طبقه بندي و فهرست نويسي کتاب هاي فارسي و غير فارسي به روش L.C با استفاده از آخرين فناوريهاي اطلاعاتي مانند لوحه هاي فشرده و اينترنت انجام مي گيرد. نمايه سازي کليه گزارش ها و مقاله ها و طرح هاي پژوهشي نيز از وظايف خدمات فني کتابخانه است. 

 خدمات عمومي تلاش سازمان يافته کتابخانه جهت بهره گيري از مجموعه به منظور برآوردن نيازهاي اطلاعاتي کاربران و ايجاد و حفظ هماهنگي ميان کتابخانه و استفاده کنندگان به شکلهاي مختلف مانند امانت، کار مرجع ، اطلاع رساني و ... مي باشد. کتابخانه تلاش مي کند تا نيازهاي اطلاعاتي کاربران خود را با تامين خدمات به موقع و مناسب از ارائه مدرک يا تصوير آن گرفته تا ارائه الکترونيکي اطلاعات، پاسخگويي به سوالات ، جستجو در منابع ، خدمات آگاهي رساني ، اشاعه گزينشي اطلاعات ، خدمات ارجاعي و در صورت لزوم پاسخ يابي از ديگر کتابخانه ها بصورت تلفني و مانند آن برآورده سازد.

کليه کارکنان رسمي، پيماني و قراردادي سازمان مي توانند با تکميل فرم عضويت و ارئه يک قطعه عکس (براي صدور کارت عضويت) از کتابخانه استفاده نمايند . کارکناني که بصورت نيمه وقت يا ساعتي با سازمان همکاري مي نمايند مي بايست علاوه بر مدارک فوق معرفي نامه‌اي  از واحد مربوطه نيز به کتابخانه ارائه دهند. هر عضو مجاز است حداکثر 3 کتاب به مدت 15 روز امانت بگيرد و چنانچه مدارك مورد نظر در ليست ذخيره نباشند مي توان دوره امانت را تمديد نمود. کتابهاي مرجع و مدارک غيرکتابي مانند  گزارش ها ، مجلات و روزنامه ها امانت داده نمي شوند و استفاده از آنها در سالن مطالعه کتابخانه مجاز است. 

مجموعه کتابخانه

مجموعه کتابخانه بر اساس خواسته ها و اهداف کارشناسان ، پژوهشگران و کارکنان سازمان شکل مي گيرد و عمدتا شامل کتابهاي مرجع ، علوم اجتماعي ، تعليم و تربيت ، رياضي و آمار و کامپيوتر ، روانشناسي  است و بخشي نيز به ساير موضوعات اختصاص يافته است.

مجموعه کتابخانه شامل:

7000 جلدکتاب فارسي وکتاب انگليسي

50 عنوان نشريه فارسي

تعدادي لوح فشرده و كاست شنيداري

 بانك اطلاعاتي” نمايه” حاوي مقالات تمام متن فارسي

اطلاعات توصيفي مقاله هاي مندرج در نشريات موجود در كتابخانه نيز در برنامه كتابخانه قابل جستجو و بازيابي مي باشد.

کتابخانه به صورت قفسه باز اداره مي شود و کاربران مجازند شخصا  اطلاعات مورد نظر را جستجو و از قفسه ها بازيابي نمايند. كتابداران نيز در آموزش استفاده از برنامه كتابخانه، بازيابي مدارك، استفاده از بانك نمايه، شبكه اينترنت و ... كاربران را ياري مي نمايند. برنامه کتابخانه نرم فزار جامع کتابخانه پارس آذرخش است، کاربران کتابخانه کارکنان سازمان سنجش آموزش کشور مي باشند و مراجعه کنندگان از خارج سازمان نيز با ارائه معرفي نامه مي توانند از منابع در داخل  کتابخانه استفاده نمايند.

کتابخانه تخصصي سازمان سنجش آموزش کشور سعي دارد با ارائه خدماتي متناسب با برنامه ها و اهداف سازمان رسالت خود را به مطلوب ترين وجه ممکن به انجام رساند. 

ب: مركز اسناد و مدارك

مقدمه:

اسناد چه هستند و از چه لحاظ در يك سازمان داراي اهميت هستند؟

يك سند مجموعه اي از اطلاعات است كه از طريق منابع مختلف و در قالبهاي متنوعي تهيه شده و توسط افراد يك سازمان جهت انجام پروژه هاي مشخص به كار گرفته مي شوند. بهمين جهت مي توان گفت كه اسناد يكي از ارزشمندترين دارايي هاي استراتژيك يك سازمان محسوب مي شوند كه شامل دانش، تكنولوژي، روش هاي كاري و اطلاعات پايه هستند و جهت تبادل يا توليد اطلاعات مورد استفاده قرار مي گيرند.

كارشناسان معتقدند اسناد "كپسول هاي اطلاعاتي" خاصي هستند و ويژگي هاي منحصر به فردي دارند و در هر شكل و ساختاري ممكن است ايجاد شوند و طول عمر آنها بستگي به اهميت و كاربرد آنها دارد.

اسناد و مدارك موجود در سازمان سنجش آموزش كشور نيز از ابعاد مختلف داراي ارزش است بويژه ارزش تحقيقاتي اين اسناد چرا كه آيينه تمام نماي عملكرد سازمان بوده و بررسي آنها در تصميم گيري ها ، اجتناب از دوباره كاري ها و ... سودمند است.

تاریخچه:

با تاسيس كتابخانه سازمان از همان ابتدا بخش كوچكي به اسناد و مدارك كه عمدتا شامل گزارش هاي واحدهاي مختلف بود اختصاص يافت و از سال 1383 بطور جدي تكميل و سازماندهي اين بخش در زمره فعاليت هاي كتابخانه قرار گرفت . در حال حاضر در اين بخش مجموعه با ارزشی فراهم گردیده که تاکنون نیازهای اطلاعاتی کارشناسان و پژوهشگران  را تا حد زیادی پاسخگو بوده است ولی این مجموعه هنوز كاملا تكميل نشده  است.

اين مجموعه شامل تمام كتابها، گزارشها، پژوهشها، نشريات و نوشته‌هايي است كه توسط سازمان در پيوند با اجراي وظايف، توليد يا دريافت گرديده و به دليل ارزش اطلاعاتي خاص خود در بخش اسناد و مدارك نگهداري مي شوند. 

مجموعه

تمام كتابها، گزارشها، نشريات و نوشته هايي كه توسط سازمان در پيوند با اجراي وظايف ، توليد يا دريافت گرديده اند به دليل ارزش اطلاعاتي خاص آنها در اين بخش نگهداري مي شوند. 

اين مجموعه مشتمل بر 1000 مدرك به شرح زير مي باشد:

1-  دفترچه هاي آزمون سراسري از سال 1348 تا 1384

2-  دفترچه هاي آزمون تربيت معلم از سال 1371 تا 1384

3-  دفترچه هاي آزمون تحصيلات تكميلي از سال 1371 تا 1385

4-  دفترچه هاي آزمون دانشگاه جامع علمي – كاربردي از سال 1377 تا 1384

5-  دفترچه هاي آزمون كارداني نظام جديد آموزشكده هاي فني و حرفه اي از سال 1376 تا 1383

6-  كارنامه هاي آزمون سراسري از سال 1370 تا 1384

7-  كارنامه هاي آزمون تحصيلات تكميلي از سال 1373 تا 1383

8-  مجموعه ماهنامه راه دانشگاه

9- هفته نامه پيك سنجش

10-  مجموعه كتابهاي منتشر شده توسط مركز انتشارات سازمان

11-  مجموعه سوالات آزمون كارشناسي ارشد از سال 1374 تا 1380

12-  مجموعه سوالات آزمون آموزشكده هاي فني  از سال 1375 تا 1380

13-  مجموعه سوالات آزمون كارداني به كارشناسي ناپيوسته از سال 1375 تا 1380

14-  بخشي از سوالات آزمونهاي سراسري، علمي – كاربردي و دانشگاه پيام نور

 15- ويژه نامه هاي پيك سنجش از سال 1380 تا 1384

16-  مجموعه بريده جرايد تهيه شده توسط واحد روابط عمومي

17-  مجموعه گاهنامه پژوهشي مركز مطالعات و تحقيقات

18-  بخشي از آئين نامه هاي مربوط به آزمونها

19-  مجموعه گزارشهاي واحدهاي مختلف مشتمل بر 280 عنوان

20-  مجموعه ای از دفترچه های کلیه آزمونها به صورت اسکن شده بر روی لوح فشرده

 
اهداف و وظايف

مركز اسناد و مدارك سازمان سنجش آموزش كشور حفاظت و نگهداري مجموعه اسناد و مدارك ازمان را برعهده دارد و تحليل و توصيف اسناد براي دسترس پذيري آنها را با نمايه سازي و خيره طلاعات انجام مي دهد. فراهم آوري امكانات مناسب براي بازخواني و بازكاوي مدارك و به بارتي دسترس پذيريمدارك براي همه كساني كه بالقوه و بالفعل در تحقيقات خود به اين مدارك نياز دارند از خدمات مركز اسناد است.  بخش اسناد و مدارك بصورت قفسه بسته اداره مي شود و مدارك امانت داده نمي شوند. خدماتي چون ارائه اسناد، تهيه فتوكپي از اسناد، راهنمايي و مساعدت مراجعان در جايابي و بهره گيري از اسناد و مدارك به كاركنان سازمان و مراجعان خارج از سازمان عرضه مي شود.