توضیحات

تاریخ ایجاد در 27 مرداد 1401

بازدید: 469

مستندسازی، تهیه مجموعه اسناد و مدارکی است که سیر تکوین و تحقق یک فعالیت از شروع تا خاتمه آن و چگونگی بهره برداری و نگهداری را، با تحلیل و ارزیابی مربوطه نشان می دهد. در واقع، مستندسازی ابزاری است که امکان استفاده و به کارگیری از تجربیات فردی و گروهی را فراهم می سازد.

مستندسازی دانش و ایجاد شرایط مناسب در ترویج به موقع آن در جامعه، به طوری که تصمیم مناسبی گرفته شود حائز اهمیت است. این همان برقراری ارتباط بین علم و جامعه است. یعنی ایجاد بستری مناسب در ترویج دانش و در معرض استفاده قرار دادن جامعه علمی است. زمانی که دانش به درستی مستندسازی و ترویج شود، جامعه می تواند از آن برای حل مسائل و چالش های خود بهره برداری کند و این امر به افزایش کارایی و اثربخشی تصمیم گیری ها در سطوح مختلف کمک می نماید. بنابراین، مستندسازی دانش نه تنها یک وظیفه اداری، بلکه یک مسئولیت اجتماعی و علمی محسوب می شود که با ایجاد پل ارتباطی میان پژوهشگران، مدیران و عموم مردم، زمینه ساز توسعه پایدار و پیشرفت همه جانبه جوامع می گردد.

مستندسازی کلید مدیریت دانش محسوب می گردد و شامل فرآیند شناسایی، گردآوری، و در دسترس عموم قرار دادن سوابق با اسناد موجود از قبیل مکاتبات، فایل های کامپیوتری، تصاویر و ... می باشد که دارای ارزش تاریخی نیز می باشند. مستندسازی همچنین می تواند اشاره به خود سوابق، اوراق، عکس ها و ... داشته باشد. ممکن است مستندسازی مستلزم خلق اسناد جدید جهت تهیه متن برای موارد موجود با پر کردن خلأهای موجود در سوابق تاریخی موجود باشد. مستندسازی به عنوان یکی از ارکان اصلی مدیریت دانش، به سازمان ها کمک می کند تا از تکرار اشتباهات گذشته جلوگیری کرده و با بهره گیری از تجربیات ثبت شده، تصمیمات آگاهانه تری برای آینده اتخاذ نمایند. مستندسازی صحیح و اصولی، امکان انتقال دانش بین نسل های مختلف کارکنان را فراهم می آورد و از خروج دانش حیاتی از سازمان در زمان بازنشستگی یا جابه جایی نیروهای متخصص جلوگیری به عمل می آورد.

ادامه مطلب